Comment préparer la salle de formation ?

La salle de formation

Préparer sa salle de formation est l’une des tâches de tout formateur. Il peut arriver qu’une tierce personne soit chargée de l’avoir préparée à votre place mais il vous incombe alors de vérifier que tout soit en ordre.
Il vaut en effet mieux prévenir que guérir. N’oubliez pas que ce blog s’adresse aux formateurs débutants et aux novices. Et tout formateur débutant sera bien content d’avoir vérifié que sa salle de formation est bien adaptée et conforme à ses besoins avant que la formation ne commence.

 

Que doit-on préparer/vérifier ?

Tout d’abord, l’accès à la salle de formation. Les stagiaires pourront-ils la trouver facilement ? Il peut être intéressant de vérifier avec l’hôtesse d’accueil qu’elle est bien informée qu’il y a une formation à telle date et qu’elle saura orienter les stagiaires. On peut aussi flécher les couloirs pour aider les stagiaires à s’y retrouver. Et en plus cela fait professionnel.

Ensuite il faut bien évidemment penser aux chaises et aux tables. Le compte y est-il par rapport au nombre de stagiaires ? Les tables sont-elles bien disposées ? Toutes les personnes assises verront-elles ce que j’ai à leur montrer ?

Il conviendra de vérifier comment fermer les rideaux si je dois montrer des diapos et que mon vidéo-projecteur n’est pas très puissant ou si le soleil est fort et darde ses rayons dans la salle. En parlant de vidéo-projecteur, s’il y en a un dans la salle, m’assurer qu’il fonctionne bien et installer mon ordinateur pour lancer ma présentation. Car s’il ne fonctionne pas, il faudra passer au plan B, à savoir le vidéo-projecteur que j’ai pensé à emmener.

Ai-je à ma disposition un paper-board ? Ai-je des stylos feutre ? Un tableau blanc/noir ? Si je dois former sur ordinateur, les ordinateurs à disposition des stagiaires sont-ils tous allumés et en parfait état de fonctionnement ?

Aurai-je la clef de la salle pour la fermer pendant les pauses (matin, midi, après-midi) ? Si oui, à qui devrai-je la rendre avant de partir ? Si non, qui peut fermer la salle pendant les pauses ?

 

En cas de problème

Il est très important d’avoir une personne, un contact, à appeler en cas de problème technique. Le mieux est donc de se renseigner, de savoir qui est cette personne et comment je pourrai la joindre.

Soyez détendus, il arrive très rarement que l’on rencontre un problème technique pendant la formation, mais si cela arrive et que vous savez ce qu’il faut faire, vous n’en serez que plus rassuré. Les problèmes, s’ils doivent arriver, arrivent généralement avant le début de la formation, lorsque vous vérifiez que tout est en ordre. Que tout fonctionne bien. Et là, vous vous apercevez que ce n’est pas le cas.

D’où l’importance de faire sa check-list de formation. En effet, si vous avez lu mon article à ce sujet, vous vous rappelez que je recommande d’emporter un vidéo-projecteur, même si la salle en est équipée. De même que je recommande d’apporter avec soi des rallonges électriques car on ne sait jamais où seront positionnées les prises électriques de la salle de formation, sur lesquelles je dois brancher : mon ordinateur, mon vidéo-projecteur, mon téléphone portable qui est tout le temps déchargé, etc.

Vous pouvez aussi lire l’article sur la check-list de formation.

 

Quand vérifier la salle de formation ?

Le plus tôt est le mieux. Si vous pouvez prendre possession de la salle de formation la veille ou l’avant-veille, c’est parfait. Mais c’est rarement le cas, malheureusement.

Il m’est arrivé de pouvoir disposer de la salle la veille et c’est réellement un vrai confort. Cela permet d’effectuer toute la préparation dans les meilleures conditions et de réagir tranquillement s’il y a un souci.

Dans tous les cas de figure, il est impératif que le jour-même vous arriviez bien avant le début de la formation pour préparer la salle et installer votre matériel. Donc renseignez-vous bien quelques jours avant sur les horaires de la structure dans laquelle vous intervenez et à partir de quand vous pouvez arriver. Il est vraiment trop périlleux d’arriver seulement 10 minutes avant une formation, surtout si vous êtes débutants. Arriver 30 minutes avant me semble une bonne chose. Surtout que bien souvent un ou deux stagiaires arrivent eux aussi très tôt ! Personnellement je préfère préparer ma salle de formation quand je suis seul que le faire devant un ou deux stagiaires arrivés très tôt. Mais sachez que cela peut arriver donc préparez-vous aussi à cette éventualité.
Vous pouvez aussi arriver tôt et vous enfermer dans la salle pendant que vous la préparez, pour ne pas être dérangé.

 

 

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